Trả lời câu hỏi 5 tại sao (5 why) là gì? Cách sử dụng phương pháp 5 why hiệu quả

Phương pháp 5 why là gì?

Bạn thắc mắc tại sao cửa hàng của mình mãi không bán được hàng? Bạn không may gặp phải tình trạng khách hàng đánh giá không cao dịch vụ của mình? Hay đơn giản tại sao crush mãi không chịu đổ dù bạn đã rất chân thành?

Chắc hẳn nhiều lần bạn đã tự hỏi mình nhưng vấn đề vẫn còn nằm đó.

Phương pháp 5 why sẽ giải quyết câu chuyện đó giúp bạn. Vậy phương pháp 5 why là gì và cách sử dụng ra sao, ở bài viết này Forza sẽ giúp bạn hiểu rõ hơn về vấn đề này nhé!

Phương pháp 5 why là gì?

5 Tại sao (5 why) là một phương pháp giúp giải quyết vấn đề triệt để bằng cách đặt ra những câu hỏi “Tại sao” xác định nguyên nhân gốc rễ của vấn đề.

Mỗi câu trả lời tạo thành cơ sở cho câu hỏi tiếp theo. Điều này tiếp tục cho đến khi ít nhất 5 cấp độ nguyên nhân và hậu quả cho vấn đề được phơi bày.

Hình dạng thường gặp của phương pháp 5 why là gì:

  1. Tại sao [VẤN ĐỀ] đã xảy ra / có thể sẽ xảy ra? –> [TRẢ LỜI 1]
  2. Tại sao [TRẢ LỜI 1] đã xảy ra / có thể sẽ xảy ra? –> [TRẢ LỜI 2]
  3. Tại sao [TRẢ LỜI 2] đã xảy ra / có thể sẽ xảy ra? –> [TRẢ LỜI 3]
  4. Tại sao [TRẢ LỜI 3] đã xảy ra / có thể sẽ xảy ra? –> [TRẢ LỜI 4]
  5. Tại sao [TRẢ LỜI 4] đã xảy ra / có thể sẽ xảy ra? –> [TRẢ LỜI 5]

Một ví dụ để bạn dễ hình dung

Giám đốc chỉ đạo Trưởng phòng Bảo trì điều tra nguyên nhân

  1. Trưởng phòng Bảo trì hỏi: Tại sao công nhân ngồi chơi [VẤN ĐỀ] mà không làm việc? Rồi anh ta tự trả lời: Tại vì máy xay ở công đoạn xay trộn bị hư, đang chờ sửa chữa.
  2. Trưởng phòng Bảo trì tiếp tục hỏi: Tại sao [MÁY XAY BỊ HƯ]? Rồi anh ta tự trả lời: Máy bị BỂ Ổ BI –> KẸT TRỤC –> CHÁY MÔ TƠ
  3. Trưởng phòng Bảo trì tiếp tục hỏi: Tại sao [Ổ BỊ LẠI BỊ BỂ]? Rồi anh ta tự trả lời: Tại cũ quá rồi, không thay thì nó bể chứ sao?
  4. Trưởng phòng Bảo trì tiếp tục hỏi: Tại sao [KHÔNG THAY THẾ ĐỊNH KỲ]? Rồi anh ta tự trả lời: Có đâu mà thay Sếp, tồn kho đề nghị mấy lần rồi có mua đâu!
  5. Trưởng phòng Bảo trì tiếp tục hỏi: Tại sao [MÌNH KHÔNG BÁO CÁO GIÁM ĐỐC] về việc này?

Trường hợp này NGUYÊN NH N GỐC chính là không báo cáo giám đốc về các khó khăn và rủi ro liên quan đến công việc. Đây chỉnh là trách nhiệm của Trưởng phòng Bảo trì. Điều này cũng có thể xảy ra với các trường hợp khác.

Khi nào thì sử dụng phương pháp 5 why?

Sử dụng phương pháp 5 why khi nào?
Sử dụng phương pháp 5 why khi nào?

Phương pháp 5 Why được sử dụng khá nhiều trong nhiều trường hợp bởi tính hiệu quả cao. Một số trường hợp có thể nói đến như:

Bạn có thể sử dụng phương pháp 5 Whys trong việc xử lý sự cố, nâng cao chất lượng và giải quyết vấn đề, tuy nhiên nó thích hợp nhất với những vấn đề đơn giản hoặc có độ khó vừa phải.

Đối với những vấn đề có tính phức tạp hoặc quan trọng hơn, nó có thể chỉ hướng cho bạn đi theo một hướng điều tra duy nhất trong khi có thể có rất nhiều nguyên nhân. Ở tình huống này, một phương pháp có phạm vi rộng như Phân tích nhân quả có thể sẽ hiệu quả hơn.

Phương pháp 5 Whys tuy đơn giản mà lại có thể nhanh chóng hướng bạn đến gốc rễ của vấn đề. Vì vậy, bất cứ khi nào một hệ thống hoặc quá trình không hoạt động đúng, hãy thử phương pháp này trước khi bạn bắt đầu cách tiếp cận sâu hơn.
Sự đơn giản của công cụ này cũng giúp nó có tính linh hoạt cao, và kết hợp hiệu quả được với các phương pháp, cách thức khác.

Lợi ích của phương pháp 5 why là gì?

Đọc đến đây chắc bạn cũng không còn xa lạ gì với những lợi ích mà phương pháp 5 why mang lại là gì nhỉ? Bên cạnh việc giúp tìm ra vấn đề con người, phương pháp 5 tại sao còn giúp ngăn chặn vấn đề tiếp tục xảy ra. Thấy được những khuyết điểm trong kế hoạch, kịp thời ngăn cản, sửa chữa vấn đề trước khi bị khoét sâu hơn.

Lợi ích của phương pháp 5 why là gì?
Lợi ích của phương pháp 5 why là gì?

Cách sử dụng phương pháp 5 why là gì?

Để sử dụng phương pháp 5 why hiệu quả mời bạn cùng Forza theo dõi tiếp nội dung bên dưới!

  • Bước 1. Lập Team

Nên tập hợp lại những người đã quen thuộc, có liên quan đến vấn đề và quá trình mà bạn đang cố gắng sửa chữa.

  • Bước 2. Xác định vấn đề

Nhìn nhận lại vấn đề và xác minh việc cần giải quyết trước khi bắt tay vào việc trả lời các câu hỏi tại sao. Hãy quan sát vấn đề đang hoạt động. Thảo luận với nhóm của bạn và viết một bản trình bày rõ ràng về vấn đề mà tất cả các bạn đều đồng ý.

  • Bước 3. Hỏi câu hỏi đầu tiên “Tại sao?”

Hỏi team của bạn tại sao vấn đề lại xảy ra. (Ví dụ: “Tại sao nhóm A không đáp ứng mục tiêu thời gian phản hồi?”)

  • Bước 4. Hỏi “Tại sao?” Bốn lần khác

Làm việc theo tuần tự theo một trong các câu trả lời bạn đã tạo ở Bước 3, hãy hỏi thêm bốn lần ” tại sao” liên tiếp. Đặt câu hỏi mỗi lần để trả lời câu trả lời bạn vừa ghi lại và ghi lại câu trả lời của bạn ở bên phải.

  • Bước 5. Biết khi nào ngừng

Khi hỏi “tại sao” không tạo ra phản hồi hữu ích hơn và bạn không thể đi xa hơn được nữa, tức là chúng ta đã gần tiếp cận bản chất của nguyên nhân gốc rễ. Một biện pháp đối phó thích hợp hoặc thay đổi quy trình sau đó sẽ trở nên rõ ràng.

  • Bước 6. Xác định được Nguyên nhân gốc rễ

Bây giờ đã xác định được ít nhất một nguyên nhân thực sự, cần thảo luận và đồng ý những biện pháp chống lại sẽ ngăn không cho vấn đề lặp lại.

  • Bước 7. Theo dõi các biện pháp

Theo dõi chặt chẽ cách hiệu quả các biện pháp chống lại của bạn loại bỏ hoặc giảm thiểu vấn đề ban đầu. Bạn có thể cần phải sửa đổi chúng, hoặc thay thế chúng với một cái gì đó khác nhau.

Nếu điều này xảy ra, thật hợp lý để lặp lại quá trình 5 Whys để đảm bảo rằng bạn đã xác định nguyên nhân gốc chính xác.

Giải quyết vấn đề bằng phương pháp 5 why
Giải quyết vấn đề bằng phương pháp 5 why là gì?

Ví dụ:

Vấn đề: Phản hồi của khách hàng về nhân viên có thái độ không tốt

  • Quản lý thông báo họp: bao gồm bộ phận nhân viên bán hàng.
  • Xác nhận vấn đề lần nữa. Chính xác và rõ ràng với nhân viên. “Tại sao khách hàng không có một trải nghiệm tốt ở cửa hàng?” => Thái độ chăm sóc khách hàng của nhân viên không niềm nở.
  • Tiếp tục đặt câu hỏi tại sao

“Tại sao nhân viên lại có thái độ không niềm nở?” – Vì hôm đó tâm trạng nhân viên không tốt

“Tại sao lại để thái độ không tốt ảnh hưởng đến công việc chung?” – Những buổi training về thái độ không thực sự hiệu quả.

Vì ở trường hợp này, bên cạnh nguyên nhân do buổi training không hiệu quả thì trách nhiệm công việc của bạn nhân viên bán hàng nắm hơn 80%. Thế nên chúng ta có thể dừng việc tìm nguyên nhân tại đây.

=> Lớp đào tạo nhân viên nên được chuẩn bị bài bản, kỹ càng và nên training phần “thái độ làm việc chuyên nghiệp” nhiều hơn

Lưu ý khi sử dụng phương pháp 5 why là gì?

Để vận dụng phương pháp 5 why hiệu quả hơn bên cạnh việc hiểu rõ cách sử dụng bạn cũng nên lưu ý với một vài điều dưới đây nhé!

  • Khi trả lời câu hỏi, nên trả lời theo những nguyên nhân trực tiếp/ biểu hiện trực tiếp. Không nên dự đoán vấn đề cuối cùng. Điều này rất dễ gây ra việc đi lệch trọng tâm của vấn đề.
  • Khi áp dụng công cụ này theo một nhóm nhỏ, người dẫn dắt phải có đủ kỹ năng để các thành viên cùng tư duy xác định nguyên nhân trực tiếp. Tránh “bàn ra”, gây tốn thời gian và lệch lạc vấn đề.
  • Công cụ 5 Whys không nhất thiết phải lặp lại đúng 5 lần. Bạn có thể dừng lại ở 4 Whys hoặc tiếp tục đến 6 Whys nếu bạn cảm thấy chưa thực sự xác định được nguyên nhân cốt lõi.
  • Mỗi lần bạn hỏi “tại sao“, hãy tìm kiếm một câu trả lời có căn cứ dựa theo thực tế: nó phải là những việc đã thực sự xảy ra chứ không phải sự kiện có thể đã xảy ra. Điều này ngăn cản 5 Whys trở thành một quá trình suy luận lí lẽ, thay vào đó dẫn đến vô số giả thuyết về nguyên nhân tiềm tàng và đôi khi cả sự mông lung nữa.

5 why là phương pháp tìm ra giải pháp giúp bạn giải quyết những vấn đề đang bị chặn đứng bởi những nguyên nhân đang “nằm đợi” được tìm thấy.

Bài viết này, Forza đã cung cấp khái niệm phương pháp 5 why là gì cũng như chia sẻ cách sử dụng phương pháp hiệu quả. Chúc các bạn thành công trong việc chinh phục những nguyên nhân và sớm lấy lại phong độ nhé!

Tìm hiểu thêm: Kiến thức MarketingOnpageOffpage

Related Posts

Leave a Reply